Office Management
Office Management (m/w/d)
Als Office Manager bist du die zentrale Anlaufstelle und sorgst für den reibungslosen Ablauf im Büroalltag. Mit deiner strukturierten und lösungsorientierten Arbeitsweise stellst du sicher, dass alles im Büro läuft wie am Schnürchen – von der Terminplanung bis hin zur Unterstützung der Geschäftsführung.
Deine Aufgabe
- Büroorganisation und -verwaltung: Du bist verantwortlich für die Koordination des Büroalltags, einschließlich Terminplanung und -koordination sowie die Organisation von Meetings und Veranstaltungen.
- Bestellungen und Versorgung: Du kümmerst dich um die Verpflegung im Büro, sorgst dafür, dass es an nichts fehlt, und bestellst notwendige Materialien und Ausstattungen.
- Zuarbeit zur Geschäftsführung: Du unterstützt die Geschäftsleitung bei administrativen Aufgaben, bereitest Unterlagen vor und übernimmst kleinere Projekte.
- Buchhaltungstätigkeiten: Du übernimmst vorbereitende Aufgaben für die Buchhaltung, verwaltest Rechnungen und koordinierst Zahlungen in enger Abstimmung mit dem Buchhaltungsteam.
- Telefonmanagement: Du nimmst eingehende Anrufe entgegen, leitest diese weiter und kümmerst dich um Anfragen von Kunden, Partnern und Dienstleistern.
- Allgemeine administrative Aufgaben: Du behältst den Überblick über das Bürogeschehen, bist Ansprechpartner*in für alle organisatorischen Anliegen und sorgst für einen geordneten Arbeitsplatz.
Das bringst du mit
- Organisationstalent: Du liebst es, den Überblick zu behalten, und gehst Aufgaben mit Struktur und Effizienz an.
- Serviceorientierung: Du bist freundlich, hilfsbereit und hast Freude daran, das Büro zu einem Wohlfühlort für alle zu machen.
- Eigeninitiative: Du packst Dinge aktiv an, bist proaktiv und findest kreative Lösungen für Herausforderungen.
- Zuverlässigkeit und Genauigkeit: Du erledigst deine Aufgaben gewissenhaft und kannst dich auf deine eigenen Planungen verlassen.
- Erfahrung im Büromanagement: Idealerweise hast du bereits Erfahrungen in der Büroorganisation oder in einer vergleichbaren Rolle gesammelt.
- Kommunikationsstärke: Du kannst sicher und klar kommunizieren, ob am Telefon oder im persönlichen Gespräch.
- Technisches Know-how: Der Umgang mit modernen Büro- und Kommunikationsmitteln sowie MS Office ist dir vertraut.
